از میان کانون‌های پرتولید نوشتار مانند رسانه‌ها، اینترنت و شبکه‌های اجتماعیِ مجازی توجه به نوشتارهای گسترده اداری به دو دلیل ضروری‌تر می‌نماید: نخست، نگارش‌های‌ اداری در اثرگذاری و ماندگاری ارتباطات ‌سازمانی شاخصی بنیادی است و دوم این‌که چنین نگارش‌هایی باید الگو و معیار درست‌نویسی در جامعه باشد. 

زبان نگارش‌های اداری، زبانی ویژه است و تفاوت‌هایی با نوشته‌های دیگر دارد. بر همین اساس، پرداختن به دنیای نگارش و ویرایش این زبان رسمی باید نیازسنجانه، نتیجه‌گرا و همراهِ رویکرد ساده‌سازی و معیارسازی باشد. در این کتاب، قالب‌های پرکاربرد نگارش اداری، مانند آیین‌نامه، احکام اداری، بخش‌نامه، تفاهم‌نامه، صورت‌جلسه، قرارداد، نامه اداری و... با نگاه ساختارشناسی و نگارش و پردازش متن معرفی می‌شود. همچنین، «نامۀ اداری» که پرکاربردترینِ قالب‌هاست، به‌عنوان «الگوی آموزشی» انتخاب شد تا ساختار، ارکان، نکته‌ها و مهارت‌های تهیه و نگارش آن به‌صورت روشمند و بخش‌به‌بخش همراهِ مثال‌های متعدد بیان شود. روشن است که هرچه دربارۀ اصول و قواعد نگارش و ویرایش نامۀ اداری گفته می‌شود، برای دیگر قالب‌های نگارشی نیز به‌کاربردنی است.  

این کتاب در شش فصل تدوین شد و هر فصل با چندین پرسش تشریحی و چهارگزینه‌ای پایان می‌یابد. در پایان کتاب، پاسخ همۀ پرسش‌های تشریحی و چهارگزینه‌ای آورده شد. 

فصل اول: رویکرد و چند گفتار کوتاه و ضروری درباره درست‌نویسی و آیین نگارش؛ 

فصل دوم: ارتباطات سازمانی/ فناوری‌ها و قالب‌های پرکاربرد نگارش اداری (ساختار و نگارش)؛ 

فصل سوم: مهارت‌های نوین تهیه و نگارش نامه اداری (ساختارشناسی و نگارش و پردازش متن)؛ 

فصل چهارم: پردازش متن و مرزبندی کلمه‌ها/ نگاهی به شلخته‌نویسی‌های رایج؛ 

فصل پنجم: نشانه‌های نگارشی/ عددنویسی؛ 

فصل ششم: کلمه‌ها، ترکیب‌ها و اصطلاحات اداری/ برگزیده دستور خط فارسی؛ 

پایان کتاب: پاسخ همه پرسش‌های تشریحی و چهارگزینه‌ای و معرفی منابع و کتاب‌نامه.

فصل اول

رویکرد و چند گفتار کوتاه و ضروری

حرف نخست و رویکرد 19

مسئله چیست؟ 21

هدف‌ها و مزیت‌های آشنایی با روش‌ها و مهارت‌های نگارش اداری 22

پیامدهای بدنویسی اداری 23

چهار نکته دربارۀ روش کار و دانشِ پشتیبان 24

ابزار نوشتن از آغاز تا امروز 25

نگارش‌های اداری در روزگار ما. 26

زبان و خط 27

زبان معیار و نگارش‌های اداری.. 27

عوامل معیارگریزی زبانی در نگارش‌های اداری 28

میل به تغییر در زبان 29

آیین نگارش، مهارتی ضروری برای همه 29

درست‌نویسی؛ بهداشت زبان، تناسب نوشتار30

خطا در نوشتارهای اداری؛ چرا و چگونه 30

پرسش‌های تشریحی فصل اول. 32

پرسش‌های چهارگزینه‌ای فصل اول. 33

فصل دوم

 ارتباطات سازمانی

 فناوری‌ها و قالب‌های نگارش اداری

نگارش‌های اداری و ارتباطات سازمانی 37

ارتباطات سازمانی 37

عناصر ارتباط 38

انواع ارتباطات سازمانی 38

ارتباطات نگارشی، مهم‌ترین شکل ارتباطات سازمانی 39

فناوری‌ها و قالب‌های نگارش اداری40

فناوری‌های نگارش اداری و یک پیشنهاد40

اتوماسیون اداری41

قالب‌های پرکاربرد نگارش اداری42

آیین‌نامه 42

انواع آیین‌نامه ازنظر ماهیت و محتوا 42

فواید آیین‌نامه 42

شرایط تنظیم آیین‌نامه 43 

احکام اداری 44

حکم انتصاب 45

حکم کارگزینی 45

حکم مأموریت 47

برگ مأموريت اداري 48

بخش‌نامه 50

انواع بخش‌نامه 50

کارکردهای بخش‌نامه 51

تنظیم بخش‌نامه 52

چگونگی تنظیم بخش‌نامه 52

تفاهم‌نامه 54

شکل کلی تفاهم‌نامه‌ها 54

رایانامه 55

شیوه‌نامه و انواع آن‌ 57

ارکان شیوه‌نامه 57

کاربردهای شیوه‌نامه 58

صورت‌جلسه 59

برگزاری جلسات 59

ارکان جلسه 59

1) اعضای جلسه 60

2) دستور جلسه 60

3) زمان و مکان جلسه 60

4) ساختار یا سازمان جلسه و وظایف آن‌ها 61

5) صورت‌جلسه 63

انواع صورت‌جلسه 63

نکات اصلي در ثبت صورت‌جلسه (با توجه به اهميت و هدف جلسه) 63

نگارش مصوبه‌های جلسه 64

نمونه‌هایی از گزاره‌‎های «مبهم و كلی» در ثبت مصوبه‌ها 64

نمونه‌هایی از گزاره‌های «روشن و رسا» در ثبت مصوبه‌ها 64

نمونه‌ای از شکل کلی صورتجلسه 66

قرارداد 67

کارنامک یا رزومه 67

نامه، پررونق‌ترین قالب نگارش‌ اداری 68

پرسش‌های تشریحی فصل دوم 69

پرسش‌های چهارگزینه‌ای فصل دوم 70

فصل سوم

مهارت‌های نگارش نامۀ اداری

نامه 75

نامه‌نگاری 75

نامه در فرهنگ سازمانی 75

نامۀ دوستانه (غیررسمی)، نامۀ اداری (رسمی) 76

نامۀ دوستانه 76

نامه و نامه‌نگاری‌ اداری 76

نامه‌های اداری ازنظر درون‌مایه 77

نامه‌های اداری ازنظر حساسیت و امنیت 78

نامه‌های اداری ازنظر زمان اقدام 78

ارکان تهیه و نگارش نامۀ اداری 80

مراحل تهیه و نگارش نامۀ اداری 83

ساختار دوازده‌گانۀ نامۀ اداری 84

نکته‌های ساختاری و نگارشی نامۀ اداری 85

بخش 1) کاغذ نامه و نوع قلم 85

بخش 2) سرآغاز 87

بخش 3) نشان سازمانی 87

بخش 4) شماره، تاریخ و پیوست 87

بخش 5) عنوان (نام و سِمت گیرنده) 88

بخش 6) موضوع 91

بخش 7) سلام و احترام 92

بخش 8) متن (ساختار متن و راهکار‌ها و نکته‌های نگارشی) 93

نمونۀ نامۀ اداری متوسط، بدون سربرگ 94

نمونۀ نامۀ اداری کوتاه (کمتر از پنج سطر) 95

متن، مهم‌ترین بخشِ نامۀ اداری 96

بررسی بخش‌به‌بخش و بیان نکته‌های متن «نامۀ اداری»97

1-8) مقدمه 97

سطر یا سطرهای ابتدای نامۀ اداری و اصطلاحات رایج در آن 97

 نامۀ دارای سابقه (بازگشت، عطف و پیرو) 97

 نامۀ بدون ‌سابقه 97

اصطلاح‌های سلسله‌مراتبی 100

2-8) متن نامه 101

1-2-8) رویکرد بنیادی 101

2-2-8) یک پرسش و چند راهکار ساده 102

از کجا آغاز کنیم؟ 102

راهکار اول: گفتارنویسی 103

راهکار دوم: جورچینی 103

3-2-8) چند نکتۀ کاربردی دیگر برای بهترنویسی متن‌ نامۀ اداری 104

4-2-8) دربارۀ جملۀ پرکاربرد «لازم به ذکر است» 105

5-2-8) ایفاد و ارسال 105

6-2-8) یک جملۀ پرکاربرد با سه خطای نگارشی 106

7-2-8) خواهشمندم یا خواهشمند است؟ 106

8-2-8) اعلام و اعلان 107

9-2-8) ذیل و زیر 108

10-2-8) کاربرد غیرضروری «بدین‌وسیله» 108

11-2-8) کاربرد «را» 108

12-2-8) حذف فعل به قرینۀ لفظی 109

13-2-8) الگوی پیشنهادی برای برخی واژه‌ها و ترکیب‌های پرکاربردتر در نگارش‌های اداری 110

14-2-8) دربارۀ ترکیب «حضور به هم رسانید» 111

15-2-8) تفاوت «هست» و «است» 111

16-2-8) دو فعل «می‌باشد» و «می‌گردد» 112

17-2-8) کاربرد فعل‌هایی از مصدر «داشتن» 113

18-2-8) مطابقت اسم و صفت114

19-2-8) استفادۀ نامناسب از فعل مجهول 114

20-2-8) خطای چاپی یا تایپی 116

3-8) بند پایانی (توضیحات و قدردانی) 117

بخش 9) امضا 119

بخش 10) رونوشت 120 

بخش 11) نشانی‌ها  121

بخش 12) حاشیه‌بندی 121 پی‌نوشت ـ پیوست ـ ضمیمه 122 

ادامۀ نکته‌های درست‌نویسی متن نامه و الگوهای معیار و غیرمعیار 123

حشو در نوشته‌ها 123

نمونه‌هایی از حشوهای رایج در نوشتارهای اداری و رسمی 125

کژتابی یا ابهام ساختاری 126

مبهم‌نویسی و جمله‌های نامفهوم 126

اشاره و تمرین: مهارت ساده‌نویسی را با تبدیل شعر به نثر تمرین کنیم 128

درازنویسیِ کلمه‎‌ها، ترکیب‌ها و جمله‌ها 130

اشاره و تمرین: نثر سعدی و مهارت کوتاه‌نویسی و ساده‌نویسی 130

نمونه¬‌هایی از جمله‌¬های طولانی همراهِ کوتاه‌¬نوشته آن‌ها 132

کوتاه‌نویسی کلمه‌ها و ترکیب‌ها 134

نمونه‌هایی پرکاربردتر از واژه‌ها و ترکیب‌های طولانی همراهِ الگوی کوتاه‌نوشتۀ آن‌ها 135

تعابیر عامیانه 136

فاصلۀ‌ میان اجزای فعل مرکب 137

کاربرد فعل‌های وصفی (صفت فعلی) 138

کاربرد نادرست حرف اضافه 139

استفاده از دو حرف اضافه 139

تفاوت دو واژۀ «دیر» و «دور» 140

کاربرد نادرست قید پرسشی «آیا» 140

ساختن فعل از مصدر «برخورداربودن» 141

نهاد همراهِ «و»، نهاد همراهِ «با» 141

تکرار در نوشته‌ها 141

تکرار کلمات هم‌معنی (مترادف‌نویسی) 142

استفاده از «ـهی» یا «ـۀ» 143

فاصلۀ میان اسم و صفت 143

تکیه‌کلام، تیکه‌کلام یا تکه‌کلام؟ 144

همزه و چگونگی تایپ آن 144

تنوین ‌و چگونگی تایپ آن 146

تفاوت «گذاشتن» و «گزاردن» و دو حرف پرکاربرد «ذ» و «ز» 147

صفت برتر در فارسی 148

نشانه‌های جمع در فارسی 148

کاربرد نشانۀ مصدری «یت» 150

دربارۀ «به» و پیشوند «بـ» 150

کاربرد «عدمِ» و «قابلِ» در واژه‌سازی 151

کاربرد تشدید 151

فناوری یا فن‌آوری؟ 152

درست‌ و نادرست‌ها در نگارش و تایپ واژه‌ها 153

صورت درست بعضی واژه‌های رایج (دستورخطی، املایی، تایپی) 154

تفاوت معنایی بعضی واژه‌های هم‌آوا 157

تفاوت معنایی چند واژه‌ با تلفظ نزدیک به هم 158

تغییرات نگارشی در چند کلمه و اصطلاح 159

نمونه‌هایی دیگر از الگوهای غیرمعیار زبانی و جایگزین معیار آن در نوشته‌های اداری 160

پرسش‌های تشریحی فصل سوم 164

پرسش‌های چهارگزینه‌ای فصل سوم 167

فصل چهارم

پردازش متن و مرزبندی کلمه‌ها

نگاهی به شلخته‌نویسی‌های رایج

پردازش رایانه‌ای متن در نگارش‌های اداری 177

از کلمه تا بند یا پاراگراف 177

پاراگراف‌بندی 178

پاراگراف‌بندی و فواید آن 178

ترازِ متن 179

انتخاب قلم (فونت) و فاصلۀ سطرها 182

برخی قابلیت‌های واژه‌پرداز وُرد و کلیدهای ضروری آن 183

نشانه‌های کاربردی در واژه‌پرداز وُرد 183

جست‌وجو و جایگزینی پیشرفته در وُرد 185

مرزبندی یا استقلال کلمه‌ها 186

فاصله‌ و نیم‌فاصله 186

الف) فاصلۀ برون‌کلمه‌ای 186

ب) فاصلۀ درون‌کلمه‌ای 188

نیم‌فاصله 188

چگونه نیم‌فاصله را درج کنیم؟ 189

درج نیم‌فاصله در گوشیهای تلفن همراه 189

نازیبایی ظاهری در استفاده‌نکردن از نیم‌فاصله در جمله‌ها 190

نمونه‌هایی از کلمه‌های دوبخشی یا چندبخشی رایج در نوشته‌های اداری 191

نگاهی به تغییرات طبیعی زبان و تفاوت آن با شلخته‌نویسی‌های رایج 192

تغییرات طبیعی در دو گونۀ گفتاری و نوشتاری زبان 192

1) فرایندهای واجی 192

2) گونۀ گفتاری زبان 193

چگونگی تغییرِ شکل نوشتاری به شکل گفتاری بعضی از كلمه‌ها 194

استفادۀ نادرست از «ـه/ ه» به‌جای کسرۀ اضافه 196

اختصارسازی (سرنام و سرواژه) 197

سه گفتار کوتاه دربارۀ تأثیر شلخته‌نویسی و بدنویسی بر نوشته‌های رسمی و اداری 198

نمونه‌هایی از خطاهای نگارشی رایج در شبکه‌های اجتماعیِ مجازی 199

پرسش‌های تشریحی و تمرین فصل چهارم 201

پرسش‌های چهارگزینه‌ای فصل چهارم 202

فصل پنجم

نشانه‌‌های نگارشی

عددنویسی

نشانههای نگارشی 207

کاربرد نشانههای نگارشی 209

1) نقطه (.) 209

2) درنگ‌نما یا کاما (،)210

3) نقطهویرگول (؛) 213

4) دونقطۀ بیانی (:) 215

5) پرسشی (؟) 217

6) عاطفی (!) 218

7) سه‌نقطه یا کاهش‌نما (...) 219

8) چندنقطه (...........................) 220

9) ممیّز یا خط مورّب (/) 220

10) یک خط فاصله (-) و دو خط فاصله (ـ ـ) 221

نشانه‌های دوتایی (گیومه، پرانتز، قلاب و آکولاد) 223

11) گیومه « » 223

12) پرانتز ( ) 225

13) قلاب [ ] 226

14) آکولاد { } 228

15) ستاره (*) 228

16) تکرار (ایضاً) (//) 228

عددنویسی در نوشته‌های اداری 229

نمایی از نوشتن عددها با ارقام و حروف 231

سالنگاری 231

تقسیم‌بندی عددها به بخش و زیربخش 232

واحدهای شمارش 233

پرسش‌های تشریحی فصل پنجم 234

پرسش‌های چهارگزینه‌ای فصل پنجم 235

فصل ششم

کلمه‌ها، ترکیب‌ها و اصطلاحات اداری

برگزیدۀ دستور خط فارسى

الگوهای پیشنهادی برای جایگزینی در نگارش‌های اداری 239

الف) الگوهای پیشنهادی در متن 239

ویرایش چند متن نامۀ اداری 243

ب) واژه‌نامک 244

برگزیدۀ دستور خط فرهنگستان زبان و ادب فارسی 247

1) قواعد کلى 247

2) املاى بعضى از واژه‌ها و پیشوندها و پسوندها 248

3) مجموعۀ ام، اى، است... 251

4) ضمایر ملکى و مفعولى 252

5) یاى نکره و مصدرى و نسبى 253

6) کسرۀ اضافه 253

7) نشانۀ همزه 254

8) واژه‌ها و ترکیبات و عبارات مأخوذ از عربى 258

9) تنوین، تشدید، حرکت‌گذارى و هجاى میانى «ـ وو ـ» 258

10) ترکیبات 259

11) واژه‌هایى با چند صورت املایى 262

پرسش‌های تشریحی فصل ششم 267

پرسش‌های چهارگزینه‌ای فصل ششم 268

پاسخ‌های پیشنهادی به پرسش‌های تشریحی هر فصل

پاسخ‌های پیشنهادی به پرسش‌های تشریحی فصل اول 273

پاسخ‌های پیشنهادی به پرسش‌های تشریحی فصل دوم 274

پاسخ‌های پیشنهادی به پرسش‌های تشریحی فصل سوم 275

پاسخ‌های پیشنهادی به پرسش‌های تشریحی فصل چهارم 278

پاسخ‌های پیشنهادی به پرسش‌های تشریحی فصل پنجم 279

پاسخ‌های پیشنهادی به پرسش‌های تشریحی فصل ششم 280

پاسخ نامة خام برای پرسش‌های چهارگزینه‌ای 281

پاسخ‌نامة پرسش‌های چهارگزینه‌ای 282

منابع و کتاب‌نامه 283

منابع اینترنتی 286